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Konferenzsysteme und steno-s in Rathäusern

Projekt: Rathaus Heilbronn - ein Beispiel aus der Praxis

  • 120.000 Einwohner
  • Oberbürgermeister und drei Beigeordnete
  • 40 Gemeinderatsmitglieder

Anforderungen

  • Anmeldung der Wortbeiträge (Rednerliste) über die Sprechstellen
  • Wortzuteilung durch den Vorsitzenden (Konferenzschaltung möglich)
  • Digitale Aufzeichnung mit gezieltem Zugriff auf den Sitzungsablauf (z.B. auf einzelne Wortbeiträge)
  • Protokollerstellung und Archivierung der Aufzeichnung für die Stadthistorie (Wunsch des Gemeinderats)
  • Verbesserte Beschallung in einem denkmalgeschützten Saal

Material

  • 40 Sprechstellen für den Gemeinderat (Konferenzsystem MCS)
  • 6 Sprechstellen für Oberbürgermeister, Beigeordnete und Vertreter der Verwaltung
  • Rechner mit Touchscreen Bedienung
  • Aufzeichnungs-Software (steno-s) auf dem Rechner und Abspiel-Software am Arbeitsplatz der Schriftführer
  • Zentrale Beschallung von der Decke

Anwendung

  • Erfassung der Agenda vor der Sitzung
  • Während der Sitzung wird durch die Mikrofone des Konferenzsystems alles von den Teilnehmern akustisch verstanden und der Ton aufgezeichnet
  • Erteilung des Wortes durch Freischaltung des Mikrofons
  • Durch die Freischaltung der Mikrofone wird in der Aufzeichnung automatisch gekennzeichnet, wer gesprochen hat
  • Die Agenda wird „abgearbeitet“ und durch die vorbereiteten Markierungen strukturiert
  • Bei Beschlüssen oder anderen wichtigen Feststellungen werden weitere Markierungen gesetzt und durch Texteingaben ergänzt
  • Die Präsentationen (z.B. Power-Point, Excel) werden an der Stelle eingebunden, wo sie gezeigt wurden
  • Nach der Sitzung wird bei der Protokollierung ohne Suchen gezielt z.B. auf Abstimmergebnisse zugegriffen, dadurch wird die Arbeit der Protokollführer erheblich vereinfacht
  • Anschließend wird die strukturierte Aufnahme samt den eingebundenen Präsentationen und Kommentaren in marktübliche Dateiformate auf CD gebrannt und im Stadtarchiv archiviert

Tipp

Die Software ist auch für kleine Meetings einsetzbar. Einfach ein Tisch-Grenzflächen-Mikrofon mit USB-Anschluss direkt am Computer oder Laptop anschließen, schon kann die Aufnahme des Meetings beginnen.

Referenzen

Auch zahlreiche andere Gemeinden haben bereits beyerdynamic Konferenzsysteme und die Aufnahmesoftware steno-s im Einsatz. Kleinen Gemeinden bis hin zu Millionenstädten haben sich von der hochwertigen Technik überzeugt.

Auszug aus der Referenzliste
 
beyerdynamic Konferenzsysteme u.a. in Rathäusern, Landratsämtern, Stadtverwaltungen in: Aschaffenburg, Annaberg-Buchholz, Augsburg, Landtag Baden-Württemberg, Backnang, Bad Urach, Bensberg, Biberach, Böblingen, Bonn, Borken (Hessen), Coburg, Dachau, Dingolfing, Friedrichshafen, Fulda, Geislingen a.d. Steige, Gelsenkirchen, Gotha, Heidenheim, Heidelberg, Heilbronn, Herborn, Hildburghausen, Hockenheim, Honnef, Karlsruhe, Kassel, Köln, Kornwestheim, Kressbronn, Landsberg/ Lech, Langen, Mainz, Manching, Miltenberg, Möckmühl, Neu-Ulm, Neu-Wulmstorf, Peißenberg, Recklinghausen, Rheinau, Salzgitter, Schweikheim, Schweinfurt, Sigmaringen, Straubing, Sulzbach-Rosenberg, Traunstein, Tübingen, Tuttlingen, Velbert, Waldeck-Frankenberg, Wilhelmshaven, Weinsberg, Wuppertal

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